Kelompok Kerja Formal Organisasi

Pada dasarnya suatu organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok kerja formal, yaitu :

• Kesatuan peran khusus.
• Panitia.
• Dewan atau komisi.

1. Kesatuan Tugas Khusus (Task Forces).

Kesatuan peran khusus atau tim proyek dibentuk untuk menangani suatu problem atau peran khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya hingga peran diselesaikan atau problem dipecahkan. Kesatuan peran biasanya dibentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi. Kelompok-kelompok peran biasanya meliputi para wakil atau para pembuat keputusan dari satuan-satuan organisasi, ditambah para hebat yang secara teknis diharapkan untuk menangani problem atau tugas.

2. Panitia. 

Panitia terbagi menjadi dua bagian, yaitu :

• Panitia tetap (standing committees) atau panitia struktural, yaitu adegan tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani peran yang terus menerus ada dalam organisasi, ibarat panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, dan lain sebagainya. Panitia-panitia ini biasanya membuat rekomendasi formal kepada manajer tingkat atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu acara organisasi yang terbatas.
• Panitia ad hoc, mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.

Fungsi dan tujuan dasar dari panitia administrasi yaitu sebagai berikut :

1. Pengkoordinasian. Memungkinkan komunikasi, integrasi banyak sekali departemen dan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.
2. Pemberian saran. Memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen.
3. Pembuatan keputusan. Membuat keputusan-keputusan dan mengamati pelaksanaannya. 

Dalam banyak kasus, beberapa orang dengan pengalaman dan latar belakang yang berbeda yang bekerja bersama akan mendatangkan penyelesaian yang lebih baik daripada jikalau sejumlah orang yang sama mengerjakan secara individual (prinsip synergy). Berbagai kegunaan dari panitia administrasi yaitu :

• Keputusan-keputusan yang dihasilkan dengan kualitas lebih baik.
• Meningkatkan penerimaan. Partisipasi cenderung meningkatkan penerimaan terhadap gagasan-gagasan atau program-program baru.
• Memperbaiki koordinasi. Selama diskusi panitia, para anggota dapat mempelajari bagaimana kegiatan-kegiatan dalam satuannya mensugesti pekerjaan satuan lain. Hal ini akan menjadikan kesediaann dan kemampuan untuk mengkoordinasikan kerja seluruh satuan untuk mencapai tujuan organisasi keseluruhan.
• Tempat latihan bagi manajer. Panitian juga berfungsi sebagai daerah latihan bagi para administrator muda.
• Penyebaran kekuasaan. Panitia dapat menghindarkan penyalahgunaan kekuasaan melalui penugasan-penugasannya.
• Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan. Eksekutif dapat mempergunakan panitia untuk mematikan gagasan atau proposal yang akan menjadikan konsekuensi buruk. Taktik ini harus digunakan dengan bijaksana.

Kerugian yang dapat ditimbulkan panitia administrasi yaitu :

• Pemborosan waktu dan uang. Seringkali adanya panitia akan menghabiskan waktu dan mahal. Kerja panitia memakan waktu lebih lama dibanding seorang individu yang bekerja sendiri dan membawa konsekuensi biaya untuk pengupahan para partisipan. Di samping itu, terjadi opportunity cost, sebab selama bekerja dalam panitia, para anggota tidak dapat mengerjakan acara atau proyek lain.
• Dominasi individu. Dalam kelompok apa saja, dominasi individu dapat menurunkan produktivitas. Karena pimpinan panitia biasanya dipegang atasan atau pemimpin formal, keputusan dapat diarahkan sesuai kehendak pimpinan. Walaupun orang yang lebih banyak didominasi yaitu pemecah problem yang baik, panitia tidak akan secara normal mencapai sinergi jikalau ada dominasi.
• Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu. Keputusan-keputusan panitia bisa dipersiapkan lebih dahulu oleh para anggota yang berkepentingan, misalnya melalui lobbying.
• Kurangnya tanggung jawab. Karena tidak seorangpun anggota yang bertanggung jawab secara langsung terhadap keputusan selesai panitia, mereka secara individual mungkin tidak bertanggung jawab untuk melaksanakannya.

3. Dewan atau Komisi.

Dewan atau boards dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan anggota komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melakukan tugas-tugas administratif, legislatif, atau pengaturan, ibarat komisi perdagangan, dan lain sebagainya.

Semoga bermanfaat.