Koordinasi Dalam Manajemen

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. 

Kegiatan-kegiatan dari satuan-satuan organisasi berbeda dalam kebutuhan integrasi. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan peran dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Koordinasi sangat dibutuhkan juga bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

James D. Thompson mengatakan bahwa ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

• Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), jika satuan-satuan organisasi tidak salingtergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan acara harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
• Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
• Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan kekerabatan memberi dan mendapatkan antar satuan organisasi.

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengemukakan, bahwa ada empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit peran pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu : 

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda membuatkan pandangan mereka sendiri wacana bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. 
2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalamperiode waktu yang pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat supaya prosesnya lancar.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi jadwal terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Komunikasi merupakan kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara eksklusif tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemrosesan informasi. Koordinasi pada dasarnya merupakan peran pemrosesan informasi.

Terdapat tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif, yaitu :

• Pendekatan pertama, hanya mempergunakan teknik-teknik administrasi dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. 
• Pendekatan kedua menjadi dibutuhkan jika bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
• Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. 

Mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi yakni komponen-komponen vital administrasi yang meliputi :

1. Hirarki Manajerial. Rantai perintah, pedoman info dan kerja, wewenang formal, kekerabatan tanggung jawab dan akuntabilitas yang terang dapat menumbuhkan integrasi jika dirumuskan secara terang serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan Prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur yakni keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan Penetapan Tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan dua cara, yaitu dengan :

1. Sistem Informasi Vertikal.

Sistem info vertikal yakni peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. 

2. Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan info dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana info yang dibutuhkan ada. Ada beberapa kekerabatan lateral yang dikenal, yaitu :

• Kontak eksklusif antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
• Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya kanal komunikasi.
• Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang djadwalkan teratur. Satuan peran dibentuk jika dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
• Pengintegrasian peranan-peranan. 
• Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
• Organisasi matriks.

Kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menimbulkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini yakni mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

1. Penciptaan sumber daya tambahan. Sumber daya pelengkap menawarkan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, materi baku atau waktu, peran diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat bangun sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah abjad satuan-satuan organisasi. Kelompok peran yang dapat bangun sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perubahan).

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi yakni menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. 

Semoga bermanfaat.