Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Kewajiban pimpinan organisasi yaitu untuk berusaha biar sumber daya terlindung dan penggunaannya dilakukan hanya untuk mencapai target-target perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam usaha tersebut, pimpinan memerlukan alat bantu yang harus diciptakan sesuai dengan kebutuhannya. 

Alat bantu yang dimaksud di atas bersifat mengarahkan semua kegiatan yang dilakukan oleh seluruh petugas untuk mencapai target-target perusahaan. Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan perusahaan tersebut disebut sistem pengendalian manajemen, yang mempunyai unsur-unsur sebagai berikut :

1. Organisasi.

Organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga bisa mengawasi dan mengoperasikan volume dan beban kerja operasi-operasi secara layak. Kemudian perlu diperoleh dan ditempatkan pegawai-pegawai yang memenuhi syarat yang secara terang ditetapkan lebih dahulu tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Dalam merencanakan suatu organisasi yang perlu diperhatikan mengenai prinsip dan faktornya yaitu sebagai berikut :

• Struktur organisasi harus fleksibel hal in dalam rangka untuk memungkinkan sinkronisasi perubahan struktur yang dibutuhkan .
• Unit organisai harus disusun dalam rangka memperoleh efektivitas yang maksimal atas biaya yang minimal.
• Setiap pegawai diharuskan untuk mempertanggungjawabkan kepada atasannya mengenai cara pelaksanaan tanggung jawan olehnya dan juga mengenai hasil-hasil yang dicapai.
• Setiap pegawai diwajibkan untuk memahami undang-undang atau peraturan-peraturan yang menawarkan kewenangan kepada perusahaan yang dicapai.
• Setiap tanggung jawab harus didefinisikan secara terang sehingga tidak terjadi penyelewengan.
• Pendistribusian tanggung jawab harus dilaksanakan sehingga tidak terjadi bahwa hanya satu orang yang mengendalikan semua tahap dari setiap transaksi yang terjadi.
• Penerima wewenang harus diminta untuk melaksanakan peran menurut ketentuan/peraturan yang berlaku.
• Di dalam pembagian fungsi, tugas, dan tanggung jawab harus dihindarkan terjadinya overlaping, duplikasi dan perikatan.

2. Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan adalah contoh perilaku yang telah ditentukan lebih dahulu, yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan. Kebijaksanaan merupakan pernyataan niat administrasi untuk bertindak dengan cara-cara tertentu dalam keadaan tertentu. Kebijaksanaan dapat dirumuskan dalam setiap peraturan yang mengharuskan membimbing atau melaksanakan pembatasan pada tindakan.

Ada beberapa prinsip yang harus dirumuskan dalam kebijaksanaan, yaitu :

• Harus selaras dengan kecerdikan umum pimpinan atau yang ditentukan pada tingkat-tingkat lebih tinggi.
• Harus dinyatakan secara terang dan tertulis serta sistematis biar mudah dilaksanakan dan diawasi pelaksanaannya.
• Harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas biar usahanya dalam mencapai tujuan selalu sejalan dengan kecerdikan umum yang ditentukan.
• Harus disusun baik, biar dapat emndorong pelaksana kegiatan dengan cara yang efektif dan ekonomis serta menjamin dijaganya secara baik sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
• Harus selalu dievaluasi secara periodik, supaya apabila direvisi dapat dilakukan secara cepat.

3. Prosedur.

Prosedur adalah metode-metode yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan kecerdikan yang ditentukan. Perlu diperhatikan prinsip-prinsip umum dalam menetapkan, memelihara, dan menyebarkan prosedur kerja biar pelaksanaan pekerjaan terus menerus berlangsung secara efektif dan efisien. Prinsip-prinsip dalam prosedur yaitu :

• Harus dinyatakan secara terang dalam bentuk tertulis dan disusun secara baik.
• Harus luwes dan tidak boleh terlalu terperinci biar para pelaksana dapat mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam situasi di luar kebiasaan.
• Harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai yang lain.
• Harus mengandung aktivitas pemeriksaan intern dan mengandung aktivitas usaha perbaikan secara terus menerus atau secara periodik.
• Harus bernilai ekonomis yaitu mengenai prosedur harus diusahakan biar pelaksanaannya semurah mungkin.

4. Perencanaan.

Setiap kegiatan perlu direncanakan lebih dahulu untuk menentukan kebutuhan organisasi atau unit-unitnya, baik mengenai tenaga maupun sumber daya lainnya serta menjabarkan kebutuhan tersebut. Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan perencanaan yaitu :

• Harus realistis dalam arti secara operasional memang dapat dilakukan atau dilaksanakan.
• Harus mempertimbangkan persyaratan dan keterbatasan yang dimiliki organisasi.
• Harus memuat pelaksanaan semua aktivitas dan operasi harus dilakukan seefisien mungkin dan seekonomis mungkin.
• Harus mempertimbangkan penggunaan semua sumber daya yang dimiliki organisasi secara efisien.

5. Pencatatan dan Pelaporan.

Pencatatan yaitu metode pengendalian finansial yang terpenting terhadap kegiatan dan sumber daya. Pencatatan juga merupakan landasan bagi pelaporan dan sarana bagi penilaian kegiatan. Dalam menyusun contoh pencatatan dan pelaporan harus memperhatikan prinsip dasar yakni kemingkinan dapatnya mempertanggungjawabkan. Pelaporan dibutuhkan dalam setiap organisasi, yaitu menawarkan informasi nyata wacana perkembangan peristiwa, kemajuan atau prestasi dan juga sebagai materi bagi manajemen, artinya dalam sistem pelaporan yang baik menurut prinsip-prinsip :

• Harus dibuat sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang diemban.
• Hanya diwajibkan melaporkan hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya.
• Harus sederhana dan konsisten dengan sifat-sifat pokok persoalan.
• Harus dibandingkan antara biaya pengumpulan data dan biaya laporan dengan manfaatnya yang diperoleh dari laporan tersebut.
• Laporan kemajuan atau pelaksanaan harus memuat perbandingan dengan tolok ukur tertentu. Tolok ukur tersebut, yaitu standar biaya, standar kualitas dan kuantitas produksi, standar prestasi, jatah anggaran yang tersedia, dan pelaksanaan masa lalu.
• Kemajuan atas hasil pelaksanaan yang tidak dapat dilaporkan di dalam bentuk angka-angka, maka harus disusun untuk laporan yang menonjolkan kekecualian atau hal-hal yang memerlukan perhatian khusus dari yang dilapori.
• Laporan harus dibuat secara sempurna waktu.

6. Pembinaan Personil. 

Salah satu fungsi administrasi yang penting yaitu menawarkan peran dan kewajiban para pegawai yang bisa melaksanakannya. Karena itu, dalam mencari atau merekrut para petugas atau tenaga kerja yang sempurna harus ditempuh hal-hal sebagai berikut :

• Menentukan persyaratan pekerjaan yang harus dilakukan.
• Mengusahakan tenaga atau petugas yang memeiliki kualifikasi yang dibutuhkan atau tenaga yang bisa dilatih untuk melaksanakan pekerjaan itu dengan memuaskan.

Dari hal-hal yang diuraikan di atas, terlihat bahwa sistem pengendalian administrasi yang disusun secara baik memungkinkan timbulnya pengawasan.

Semoga bermanfaat.